Rezeptionist

Rezeptionist*in 80% (Vertretung Mutterschaft)

• Freundlicher Empfang, Orientierung und Betreuung von Besuchern
• Sicherstellung eines professionellen und serviceorientierten ersten Eindrucks
• Öffnen und Schliessen der Rezeption gemäss internen Vorgaben
• Gewährleisten eines ordentlichen, sauberen und repräsentativen Empfangs- und Postbereichs
• Verwaltung verschiedener digitaler und analoger E-Mail-Postfächer
• Bedienung und technische Sicherstellung des ordnungsgemässen Betriebs der Telefonanlage
• Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
• Erstellung monatlicher Statistiken (Anrufvolumen und Besucherzahlen)
• Verwaltung von Zutrittsbadges für Mitarbeitende und Parkplätze über das System
• Ausgabe, Rücknahme und Pflege der Zugangsberechtigungen
• Inventarisieren und Nachbestellen von Büroartikeln (z. B. Druckerpapier, Umschläge)
• Sicherstellen von Ordnung und optimaler Lagerung aller Materialien
• Bestellung von Visitenkarten und Kongressausweisen (Namensschildern)
• Verwaltung des internen Parkplatzvergabe-Systems

• Bestellung und Nachverfolgung von Lyreoc- und Felfel-Produkten.
• Erstellung von Postetiketten (z. B. für externe Mitarbeitende).
• Überwachung und Verfolgung von Wartungsaufträgen externer Dienstleister.
• Ausführung administrativer Aufgaben im Bereich Empfang und Arbeitsschutz.
• Organisation von Taxibestellungen.
• Verwaltung des internen Präsenztools.
• Kontrolle und Validierung von Rechnungen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute Computerkenntnisse und sicherer Umgang mit modernen IT-Systemen
• Fundierte Anwenderkenntnisse in Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Französisch, Deutsch und Englisch

• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Pragmatische und lösungsorientierte Herangehensweise.
• Gepflegtes und professionelles Auftreten.
• Präzises, sorgfältiges Arbeiten sowie schnelle und effiziente Ausführung von Aufgaben.
• Flexibilität, Verfügbarkeit und hohe Vielseitigkeit im Arbeitsalltag.
• Positive, freundliche und serviceorientierte Einstellung.
• Ausgeprägter Teamgeist und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Ansprechpartnern