Assistant administratif technique & logistique 50% (H/F)
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Industry / Production / Technical
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Permanent part time
Assistant administratif technique & logistique 50% (H/F)
Description of the mission
Situé en Suisse, ce lieu de vie et de rencontre unique dédié aux entreprises offre un environnement de travail exceptionnel, à la pointe de la technologie, ainsi qu'un cadre idéal pour l'organisation d'événements professionnels et culturels.
Le site comprend plus de 1'600 postes de travail, un centre de conférences avec 13 salles, un auditorium de 500 places, une salle de réception, un club musical, un service événementiel, des restaurants, un service traiteur, une épicerie fine, un espace bien-être avec fitness, une crèche, une galerie d'art, une librairie, un pressing, un salon de coiffure, une conciergerie, ainsi qu'un parking de 500 places avec centre de lavage.
Partenaire stratégique d'un grand événement musical international, le site propose également une programmation culturelle et artistique riche tout au long de l'année.
Dans le cadre du développement de ses activités, le département Facility Management recherche un·e :
- Suivi administratif des activités techniques et logistiques : gestion des tickets d'intervention, traitement des bons de commande et de livraison, suivi des rapports d'intervention.
- Mise à jour des bases de données, dossiers techniques et outils de suivi.
- Organisation des réunions du département : planification, convocations, rédaction des comptes rendus.
- Structuration et actualisation de la documentation interne et des procédures.
- Suivi des échéances contractuelles : renouvellements, mises à jour et résiliations de contrats prestataires.
- Participation à l'amélioration continue des processus administratifs et proposition d'optimisations.
- Organisation et gestion de l'espace de stockage numérique sur Teams (structuration des fichiers, accès, archivage).
- Classement et archivage de documents essentiels : rapports, devis, factures, contrats, contacts, etc.
Required profile
- Formation commerciale, technique ou logistique (CFC ou équivalent).
- Expérience dans une fonction similaire, de préférence dans un environnement technique, logistique ou industriel.
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Teams, Outlook). La connaissance d'un ERP est un atout.
- Excellentes capacités d'organisation, rigueur et gestion des priorités.
- Esprit d'équipe et capacité à évoluer dans un environnement dynamique.
- Sens du service, autonomie, flexibilité, esprit d'initiative, réactivité et orientation solution.
- Excellente maîtrise du français (écrit et oral). La connaissance d'une autre langue est un plus.
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