INT-097666 21.11.2025

Executive Assistant

Basel
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Pharmaceutical / Biotechnology / Chemical
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Permanent full time

Unser Beruf und unsere Leidenschaft «HR-Management».

Flexsis AG ist ein eigenständiges Unternehmen der Interiman Group SA mit über 140 Mitarbeitenden, die an 47 Standorten in der Schweiz ein komplettes Programm von Dienstleistungen im Bereich Human Resources anbieten.

Für unseren Kunden, ein innovatives Pharmaunternehmen, suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine erfahrene und engagierte:

Executive Assistant / Management Assistant (m/w/d)

Description of the mission

Umfassende Administrations- und Organisationsunterstützung für CEO und Verwaltungsrat
Professionelles Kalender- und Reisemanagement sowie Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
Planung und Koordination von Governance-Meetings (Board of Directors, AGM/EGM, Management Meetings) inkl. Agenda, Protokollen und Follow-ups
Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern wie Investoren, Behörden, Partnern und Lieferanten
Unterstützung in der internen und externen Kommunikation (Korrespondenz, Dokumentenmanagement, LinkedIn-Unterstützung)
Mitarbeit im Eventmanagement (Investorenmeetings, interne Anlässe, Advisory Boards)
Verwaltung von Dokumentenablagen, Verträgen und IT-Assets; erste Ansprechperson für einfache IT-Anfragen
Sicherstellung eines reibungslosen Office-Managements

Required profile

Stilsicheres Deutsch und Englisch auf Mutterspracheniveau ist zwingend
Mind. 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion, idealerweise mit C-Level- oder Verwaltungsratsunterstützung
Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation
Erfahrung in der Pharma-, Biotech- oder Life-Science-Branche von Vorteil
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie vertraut mit Kollaborations- und Dokumententools (Teams, SharePoint, Zoho, DocuSign etc.)

Sie haben eine schnelle Auffassungsgabe und ein hohes Mass an Eigeninitiative? Sie würden sich als zielorientierte Persönlichkeit, mit einer unternehmerischen und strukturierten Denkweise bezeichnen? Dann erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit. Unser Kunde überzeugt durch eine offene und wertschätzende Firmenkultur und bietet die Möglichkeit sich in einem spannenden Umfeld weiterzuentwickeln. Hat diese Herausforderung Ihr Interesse geweckt? Herr Simon Bolliger freut sich auf Ihre Bewerbungsunterlagen über den nachstehenden Bewerbungsbutton.